Bonjour ,
Ma version d'Acrobat est ancienne ( c'est une version 5 ) mais elle contient des fonctions assez puissantes de traitement par lots . Je suppose que ces fonctions existent toujours dans les versions plus récentes . Je regarderai au cabinet s'il est possible de rassembler automatiquement en un seul document un ensemble d'autres documents .
Sinon cela se fait graphiquement de manière assez simple en glissant déposant une vignette ( miniature de page scannée ) d'un document vers un autre .
Cordialement
T.Chatenet
comptes rendus des correspondants
Re: comptes rendus des correspondants
Bonne journée
TC
TC
Re: comptes rendus des correspondants
Bonsoir ,
J'ai vérifié au cabinet il y a bien un traitement automatique possible permettant de regrouper plusieurs fichier en un seul
J'ai vérifié au cabinet il y a bien un traitement automatique possible permettant de regrouper plusieurs fichier en un seul
Bonne journée
TC
TC
Re: comptes rendus des correspondants
Selon moi, la bonne méthode pour ranger ses courriers de compte rendu de correspondants scannés.
On tend tous vers le 0 papier. En attendant qu’on soit tout mail…
Beaucoup de logiciels émergent pour vous proposer une méthode de GED (gestion électronique de documents). Notre profession de généraliste y est très sensibilisé, ou le deviendra. Beaucoup de manip, d’investissement de temps et d’argent. Du coup, je me permets ces quelques lignes, qui retracent la réflexion que j'ai du mener lorsque j'ai changé de logiciel métier. Finalement j'y ai trouvé mon compte. (J’avais acheté un scanner rapide de document DR 2010-c, qui remplit toujours très bien son office ;~400 euro.)
gestion des courriers scannes en 2 étapes
1ere étape : scanner les courriers :
- J’ai choisi le format PDF, car recherche textuelle, miniature, manipulation de texte éventuelle, rendu des couleurs. 300 ppp pour une belle réimpression si nécessaire.
- J’ai nommé le dossier de destination ScanCourrier, à la racine de C:\ . Je l’ai inclus dans ma bibliothèque de document (Windows). Je pense qu’à terme, je scinderai ce dossier en sous-dossiers par années.
Je scanne les courriers simple page (pas simple feuille) dans mon scanner automatique, en appuyant sur un bouton que j'ai pré programmé. Chaque fichier-page sort avec un nom «s_aaaammjjhhmmss_compteur.pdf». 20121230151500_1.pdf, pour le premier courrier (_1) du 30/12/2012 à 15h15. Écrit comme cela, les fichiers sont rangés les uns au dessous des autres...
Je scanne ensuite les courriers multipage, par un deuxième bouton préprogrammé, mais expéditeur par expéditeur. Chaque fichier- multipage sort avec un nom de fichier
« m_aaaammjjhhmmss_compteur.pdf ».
2 eme étape : renommer
Je reprends ma pile de courrier dans l’ordre du scan.
Je me rend dans Bibliotheque/documents : touches à suivre : ''start/fleche bas/entrée''. Je demande à Windows, dans « bibliothèque/documents » de retrouver les fichiers «s_aaaammjjhh ». Il n’affiche que les scans du jour et de l’heure, non encore renommés. J’appuie sur ‘’F2’’ et je renomme le premier avec « nom_prenom_spe », en fonction de ce que j’ai sous les yeux. Je respecte les espaces des noms et des prénoms, aucune accentuation, ni tréma, ni cédille, ni majuscule, ni trait d’union : de la roche_cecile_uro.pdf (le .pdf est inchangé si on utilise ‘’F2’’). Une fois finie la pile des simples pages, même chose avec les multi pages.
De la sorte, le nom est avant le Under score (touche 8), le prénom est entre deux Under scores, le spé est après deux Under score. Quand Mme Durant va souvent chez le cardiologue, Windows me dit qu’un fichier durant_martine_car.pdf existe déjà, et me propose de le renommer en durant_martine_car(2).pdf, j’accepte.
Rien ne m’empêche d’inclure une précision, Exemple :
- pneumologue, efr : _pne_efr.
- Cardiologue, coronarographie : durant_martine_car_coro
- Chirurgien viscéral, compte rendu opératoire : _Cvi_cro
- Chirurgien ortho, CR d’hospit : _cor_crh.
Et c'est tout ! Le courrier est rangé. Je vous mets au défi de trouver une technique avec moins de clic de souris. Trois lettres à retenir par spécialité, c'est moins long que d'installer et configurer un logiciel. Cette technique de scan est la plus rapide, puisqu’elle ne fait pas intervenir le logiciel métier, ou de logiciel de GED. On ne « tripote » le courrier qu’une fois. On peut confier la méthode à une « secrétaire » peu habile en informatique. Il faut s’entendre sur les abréviations de spécialité (la liste exhaustive dans les pages jaunes ?). Perso, 3 lettres à chaque fois. _c en premier si chirurgie (sauf _car pour cardiologue…). _rad pour tout ce qui est radio (même écho …). Mais à chacun sa sauce !
En cours de consultation ? Pas de problème :
2bis :Scan « en direct » : M. Jean-René Malade apporte son CR d’échographie hépatique à la consultation:
- je le scanne,
- je le recherche immédiatement dans Bibliothèque/Documents (« Windows retrouve moi le fichier aaaammjjhhmm (heure et minute du scan de maintenant ; en effet, il est possible que je n'ai pas fini de ranger les courriers de la journée, mais ils n'auront pas la même heure !)
- je le renomme immédiatement en « malade_jean rene_rad_echo hepatique.pdf ».
Et c’est tout, il est déjà à sa place !
3 retrouver :
Il suffit de connaître l’orthographe précise du nom du patient. Le fichier est horodaté par Windows à sa création (regardez la colonne « modifié le… »)
alors que vous etes sous almapro, tapez la touche start, et la touche F, soit ''win F'', puis ''nom_prenom'' dans le volet de recherche... et c'est tout!
On peut donc retrouver les courriers de veloso_caetano_uro.pdf, indifféremment par son nom, son prénom, sa date de scan, ou par spécialité.
En terme de logiciel, on a juste besoin d’Adobe Acrobat Reader, gratuit. Et de savoir manipuler les filtres de recherche de Windows (l'apprentissage est très rapide, info sur google pour * ou ?). Technique exportable Mac Linux et tutti.
En terme de temps, je trie et je scanne en faisant ma lecture, et je fixe dans ma memoire en écrivant le nom du patient, une seule fois. C'est rangé, et mémorisé ! C'est mon but.
4 pour les accros:
Rien ne vous empêche d’importer ensuite les courriers dans Alma Pro, mais surtout sans supprimer la source : En effet, Alma pro importe à merveille les fichiers, mais leur renomage n’est pas intelligent : Le fichier 242.pdf est le 242eme à être importé. Il n’a pas de rapport avec 241.pdf, ni avec 243.pdf.On doit passer par Alma pro pour savoir de quel patient il s’agit, ou ouvrir le fichier. Le jour où vous devez quitter un logiciel, vous vous retrouvez avec une pile de fichiers pdf à ouvrir pour les redistribuer… Je ne referai la même bêtise que rarement.
5 en lien avec médicawin :
Médicawin avait un nommage de fichier intelligent : immatriculation du patient _ num du courrier.
Je savais quel numero de dossier pour quel patient. Pour les retrouver, et les réattribuer à mon nouveau classement, j'ai fais comme cela : En commençant par les derniers patients arrivés (immatriculation la plus forte), je demande à AntRenamer de rechercher les fichiers 10257_*.pdf et de remplacer 10257 par « nom_prenom_*.pdf » (ou * remplace le chiffre du compteur) . Ainsi de suite… Je ne connais pas la spécialité de l’expéditeur, mais je sais de qui cela parle, que cela date d’avant la migration, et cela reste horodaté!
j'ai réinventé l'eau tiède!
@+
On tend tous vers le 0 papier. En attendant qu’on soit tout mail…
Beaucoup de logiciels émergent pour vous proposer une méthode de GED (gestion électronique de documents). Notre profession de généraliste y est très sensibilisé, ou le deviendra. Beaucoup de manip, d’investissement de temps et d’argent. Du coup, je me permets ces quelques lignes, qui retracent la réflexion que j'ai du mener lorsque j'ai changé de logiciel métier. Finalement j'y ai trouvé mon compte. (J’avais acheté un scanner rapide de document DR 2010-c, qui remplit toujours très bien son office ;~400 euro.)
gestion des courriers scannes en 2 étapes
1ere étape : scanner les courriers :
- J’ai choisi le format PDF, car recherche textuelle, miniature, manipulation de texte éventuelle, rendu des couleurs. 300 ppp pour une belle réimpression si nécessaire.
- J’ai nommé le dossier de destination ScanCourrier, à la racine de C:\ . Je l’ai inclus dans ma bibliothèque de document (Windows). Je pense qu’à terme, je scinderai ce dossier en sous-dossiers par années.
Je scanne les courriers simple page (pas simple feuille) dans mon scanner automatique, en appuyant sur un bouton que j'ai pré programmé. Chaque fichier-page sort avec un nom «s_aaaammjjhhmmss_compteur.pdf». 20121230151500_1.pdf, pour le premier courrier (_1) du 30/12/2012 à 15h15. Écrit comme cela, les fichiers sont rangés les uns au dessous des autres...
Je scanne ensuite les courriers multipage, par un deuxième bouton préprogrammé, mais expéditeur par expéditeur. Chaque fichier- multipage sort avec un nom de fichier
« m_aaaammjjhhmmss_compteur.pdf ».
2 eme étape : renommer
Je reprends ma pile de courrier dans l’ordre du scan.
Je me rend dans Bibliotheque/documents : touches à suivre : ''start/fleche bas/entrée''. Je demande à Windows, dans « bibliothèque/documents » de retrouver les fichiers «s_aaaammjjhh ». Il n’affiche que les scans du jour et de l’heure, non encore renommés. J’appuie sur ‘’F2’’ et je renomme le premier avec « nom_prenom_spe », en fonction de ce que j’ai sous les yeux. Je respecte les espaces des noms et des prénoms, aucune accentuation, ni tréma, ni cédille, ni majuscule, ni trait d’union : de la roche_cecile_uro.pdf (le .pdf est inchangé si on utilise ‘’F2’’). Une fois finie la pile des simples pages, même chose avec les multi pages.
De la sorte, le nom est avant le Under score (touche 8), le prénom est entre deux Under scores, le spé est après deux Under score. Quand Mme Durant va souvent chez le cardiologue, Windows me dit qu’un fichier durant_martine_car.pdf existe déjà, et me propose de le renommer en durant_martine_car(2).pdf, j’accepte.
Rien ne m’empêche d’inclure une précision, Exemple :
- pneumologue, efr : _pne_efr.
- Cardiologue, coronarographie : durant_martine_car_coro
- Chirurgien viscéral, compte rendu opératoire : _Cvi_cro
- Chirurgien ortho, CR d’hospit : _cor_crh.
Et c'est tout ! Le courrier est rangé. Je vous mets au défi de trouver une technique avec moins de clic de souris. Trois lettres à retenir par spécialité, c'est moins long que d'installer et configurer un logiciel. Cette technique de scan est la plus rapide, puisqu’elle ne fait pas intervenir le logiciel métier, ou de logiciel de GED. On ne « tripote » le courrier qu’une fois. On peut confier la méthode à une « secrétaire » peu habile en informatique. Il faut s’entendre sur les abréviations de spécialité (la liste exhaustive dans les pages jaunes ?). Perso, 3 lettres à chaque fois. _c en premier si chirurgie (sauf _car pour cardiologue…). _rad pour tout ce qui est radio (même écho …). Mais à chacun sa sauce !
En cours de consultation ? Pas de problème :
2bis :Scan « en direct » : M. Jean-René Malade apporte son CR d’échographie hépatique à la consultation:
- je le scanne,
- je le recherche immédiatement dans Bibliothèque/Documents (« Windows retrouve moi le fichier aaaammjjhhmm (heure et minute du scan de maintenant ; en effet, il est possible que je n'ai pas fini de ranger les courriers de la journée, mais ils n'auront pas la même heure !)
- je le renomme immédiatement en « malade_jean rene_rad_echo hepatique.pdf ».
Et c’est tout, il est déjà à sa place !
3 retrouver :
Il suffit de connaître l’orthographe précise du nom du patient. Le fichier est horodaté par Windows à sa création (regardez la colonne « modifié le… »)
alors que vous etes sous almapro, tapez la touche start, et la touche F, soit ''win F'', puis ''nom_prenom'' dans le volet de recherche... et c'est tout!
On peut donc retrouver les courriers de veloso_caetano_uro.pdf, indifféremment par son nom, son prénom, sa date de scan, ou par spécialité.
En terme de logiciel, on a juste besoin d’Adobe Acrobat Reader, gratuit. Et de savoir manipuler les filtres de recherche de Windows (l'apprentissage est très rapide, info sur google pour * ou ?). Technique exportable Mac Linux et tutti.
En terme de temps, je trie et je scanne en faisant ma lecture, et je fixe dans ma memoire en écrivant le nom du patient, une seule fois. C'est rangé, et mémorisé ! C'est mon but.
4 pour les accros:
Rien ne vous empêche d’importer ensuite les courriers dans Alma Pro, mais surtout sans supprimer la source : En effet, Alma pro importe à merveille les fichiers, mais leur renomage n’est pas intelligent : Le fichier 242.pdf est le 242eme à être importé. Il n’a pas de rapport avec 241.pdf, ni avec 243.pdf.On doit passer par Alma pro pour savoir de quel patient il s’agit, ou ouvrir le fichier. Le jour où vous devez quitter un logiciel, vous vous retrouvez avec une pile de fichiers pdf à ouvrir pour les redistribuer… Je ne referai la même bêtise que rarement.
5 en lien avec médicawin :
Médicawin avait un nommage de fichier intelligent : immatriculation du patient _ num du courrier.
Je savais quel numero de dossier pour quel patient. Pour les retrouver, et les réattribuer à mon nouveau classement, j'ai fais comme cela : En commençant par les derniers patients arrivés (immatriculation la plus forte), je demande à AntRenamer de rechercher les fichiers 10257_*.pdf et de remplacer 10257 par « nom_prenom_*.pdf » (ou * remplace le chiffre du compteur) . Ainsi de suite… Je ne connais pas la spécialité de l’expéditeur, mais je sais de qui cela parle, que cela date d’avant la migration, et cela reste horodaté!
j'ai réinventé l'eau tiède!
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